Quelques petits conseils
Respect et confiance = notre garantie
Les concepts clé de l’échange d'habitation sont le respect et la confiance. Un principe qui doit être réciproque, bien sûr. La pratique démontre que le respect de cette philosophie évite bien des soucis. Rassurez-vous : ceux-ci sont rares et trouvent toujours leur solution car ces problèmes, qui dans la vie quotidienne peuvent toujours surgir, peuvent être pris en charge par les polices d’incendie ou assurances familiales. Si vous le désirez vous pouvez toujours, surtout pour des destinations plus lointaines, souscrire une assurance annulation auprès de votre compagnie. Dans le cas d’un échange de voiture il est particulièrement important que les partenaires s’échangent les copies des polices d’assurance de leur véhicule.
Valoriser son patrimoine
Pour inciter les membres étrangers à échanger en Belgique, il est bon de regarder son pays, et sa région en particulier, avec les yeux d’un touriste, qui bien souvent connaît mal son petit pays, voire même pas tout. Quelles excursions d’un jour leur conseiller ? Songez aux distances relatives avec d’autres villes belges, avec la côte ou les Ardennes, mais aussi avec d’autres grandes villes très accessibles comme Paris, Amsterdam, Cologne, Londres,… Proposez-leur aussi d’autres curiosités locales, de petites ou de longues excursions intéressantes ou encore des possibilités de sport en salle ou en plein air, des visites de monuments historiques ou de musées.
Peut-être y a-t-il pendant la période de l’échange des événements particuliers comme des festivals, des salons, des cortèges ? Rassemblez toute la documentation et les infos utiles auprès de l’office du tourisme local ou régional et fournissez à votre futur partenaire les adresses internet utiles.
La maison et son environnement
Présentez votre maison et son environnement le plus concrètement possible. Si vous habitez en ville, il y a sûrement des possibilités d’utiliser les transports en commun lors de visites. Si par contre vous habitez à la campagne, c’est l’occasion de proposer des promenades en plein air à la découverte de beaux paysages ou d’offrir le calme que les citadins recherchent tant. Comment est votre maison : moderne, équipée, confortable et accueillante ? Mettez l’accent sur son côté convivial. Faites quelques photos de l’extérieur et de l’intérieur de votre maison et ajoutez-les à votre annonce et pourquoi pas aussi, une photo de la famille, qui ajoutera une note personnelle et rassurante ?
Echanger ses voisins
Prévoyez un ou plusieurs voisins, des amis ou membres de votre famille prêts à accueillir vos invités ou à intervenir en cas de soucis. La découverte des riverains personnalise les vacances et est parfois même le début d’une longue amitié. Vos voisins sont aussi les mieux placés pour ajouter des précisions sur le tri sélectif, les commerces locaux, les gardes de médecins, etc. Cela commence par une question anodine et se termine autour d’un BBQ entre voisins !
Les petites choses à connaître
Préparez votre échange en constituant un petit dossier d’instructions et de modes d’emplois de la maison. Ajoutez-y les versions plurilingues des modes d’emplois de vos appareils ménagers. Soyez précis quant à l’utilisation de l’eau, du gaz, de l’électricité et l’emplacement des compteurs, boîtiers, robinets,... Dressez une petite liste des imperfections de la maison (il y en a toujours !) : portes dures à ouvrir, bruits particuliers, interrupteurs capricieux, ... Mieux vous informerez, moins il y aura de problèmes ou de frustrations.
Une solution pour les animaux domestiques, les plantes et le potager
Si vous avez des animaux de compagnie, prévenez immédiatement vos partenaires d’échange dès le premier contact et assurez-vous qu’ils en prendront soin pendant votre absence. Il y a toutefois toujours des solutions alternatives. Convenez entre vous de l’entretien du gazon, du potager, des plantes d’intérieur. Cela demande peut-être un peu d’attention et de peine mais cela procure aussi beaucoup de satisfaction de part et d’autre et c’est pour pas mal de gens le moyen tout trouvé de pouvoir passer des vacances tranquilles… bref, une toute autre perspective de vacances !
Accepter des compromis
Pour concrétiser un échange, trois facteurs doivent correspondre : la taille de la maison et de la famille, le lieu et les dates. Bien sûr, quand vous échangez pour la première fois, on vous conseille de ne pas vous limiter à une seule destination ou période d’échange. Soyez flexible. S’il y a trop peu d’offres dans votre région de prédilection, pourquoi ne pas imaginer tout autre chose ? Laissez-vous surprendre par des propositions auxquelles vous n’auriez spontanément pas pensé. Ne vous limitez pas non plus aux seules offres qui recherchent un échange en Belgique. Elargissez vos critères de recherche car il est souvent facile de convaincre les membres qui recherchent un échange dans une région ou un pays limitrophe que nous bénéficions d’une position centrale idéale.
Soyez courtois et correct
La règle à respecter est de répondre à toute demande d’échange, que votre réponse soit positive ou négative. Même si la proposition en soi ne vous intéresse pas, c’est un signe de courtoisie de votre part de réagir rapidement. En outre, un échange est peut-être possible à une autre période, qui sait ? Dès qu’il est clair que vous êtes d’accord de part et d’autre d’échanger, vous êtes lié par votre accord. Complétez le contrat d’accord (Agreement registration form) et envoyez-en une copie à votre organisateur en Belgique. Mentionnez clairement votre numéro de membre et celui de votre partenaire, de même que les dates de l’échange. Il est fort possible que vous receviez d’autres propositions intéressantes après avoir accepté un échange. Soyez correct. Tenez parole et attendez-vous à ce que vos partenaires fassent pareil. Le système des échanges est basé sur la confiance et l’honnêteté, une notion que nous devons absolument respecter.
Annulation
Les annulations ne sont acceptables qu’en cas d’absolue nécessité. : maladie grave, décès, chômage,… Si vous devez annuler, prévenez immédiatement non seulement vos partenaires mais aussi votre organisateur. Essayez aussi de proposer des solutions alternatives de séjours chez des amis ou membres de votre famille. L’organisateur peut aussi vous aider en ayant recours au « last minute service ». Si votre famille d’échange annule sans aucun motif valable, prévenez directement notre secrétariat. Le responsable se penchera de plus près sur la question et, si besoin est, la famille qui ne respecte pas les règles sera désormais exclue de notre organisation.
Nombre de participants à l’échange
Soyez très, très précis quant au nombre de personnes qui participent à l’échange. Il est tout bonnement inconcevable d’accepter plus de personnes que le nombre préalablement mentionné. Si des amis de passage dans votre région de vacances veulent venir passer quelques jours chez vous, il est absolument nécessaire que cela se fasse avec le consentement de la famille d’échange. Celle-ci d’autre part s’attend naturellement à avoir votre maison pour elle toute seule. Et si une partie de la maison est occupée pendant l’échange, par exemple par un autre membre de la famille qui ne vous accompagne pas, cela doit être très clairement mentionné, sans aucune ambiguïté possible, dès les premiers contacts.
L’accueil
Convenez avec précision de l’échange des clés. L’idéal est que l’une des deux familles attende l’arrivée de l’autre pour l’accueillir et la mettre au courant et vice versa à la fin du séjour de manière à se retrouver ensemble et évaluer l’échange. Assurez-vous que vos invités ont aussi le nom, l’adresse et le numéro de téléphone d’un membre de la famille, d’amis, de voisins qui éventuellement peuvent venir les saluer. Nettoyez votre maison à fond. Ne laissez aucune vaisselle sale dans l’évier ni de déchets dans les poubelles. Apprêtez les lits avec du linge propre. Si vous avez planifié plus qu’un échange et si vous ne rentrez pas chez vous entre temps, il est important que votre contact sur place vienne contrôler que la maison est correcte pour l’échange suivant. Il est d’usage de garnir le frigo et les armoires de quoi se restaurer en arrivant, particulièrement dans le cas d’un long voyage quand on arrive fatigué dans la maison d’échange. Pour un accueil chaleureux, pensez à une petite attention comme des bouteilles de vin ou de bière typiques, des pralines et autre gâteries ou spécialités locales.
Avec ou sans limites ?
Laisser vos invités disposer librement de votre logement, de vos livres et des jouets des enfants, ce qui ne vous empêche nullement de mettre sous clé les jouets fétiches ou coûteux, ni les objets fragiles. Un de nos membres a autrefois échangé avec des collectionneurs d’art irlandais. L’atelier, qui se trouvait dans une magnifique maison du 15e, était fermé à clé. La famille irlandaise leur avait expliqué, lors de la rencontre en Belgique, où se trouvait la clé et ils pouvaient donc aller y jeter un œil à leur guise, ce qu’ils ont fait. Après avoir admiré les peintures et statues de bronze, ils ont précautionneusement refermé la pièce à clé ! La confiance réciproque, le respect de l’autre, de même qu’une bonne dose de bon sens sont de nouveau les maîtres mots. Il s’agit parfois en effet d’objets précieux et irremplaçables dont on est responsable…
Après l’échange
Laissez la maison dans l’état où vous l’avez trouvée en arrivant. Tâchez de remettre tout en place et dans leurs armoires d’origine. Remplacez les aliments que vous avez consommés : il n’y a rien de plus énervant que de rentrer chez soi en constatant qu’il ne reste plus un seul petit grain de sel ou de café ! On pourrait d’ailleurs formuler la règle qui suit : laisser votre maison dans l’état où vous aimeriez trouver celle de l’échange ! Une autre règle d’or est que qui casse, paie. On peut ainsi facilement réparer les petits malheurs inévitables. Pour de plus gros dégâts, il sera peut-être utile de faire jouer la police d’assurances. De toutes façons signalez toujours le moindre incident. Un petit compte rendu de votre échange que vous laisserez derrière vous dans une petite lettre ou dans le livre d’or est toujours le bienvenu : n’hésitez pas à raconter brièvement ce que vous avez fait, vu, et bien sûr apprécié !
Factures ménagères
Chaque famille paie ses propres factures courantes d’eau, de gaz et d’électricité. Par contre, les invités sont censés payer toutes les communications téléphoniques de longue distance effectuées sur le lieu de l’échange. Nous vous conseillons aussi de vous mettre d’accord avec vos partenaires quant à l’utilisation de l’ordinateur et de l’internet. Enfin, des entrées gratuites à des événements, des bons de réductions sur des achats ménagers ou sur les parcs d’attraction sont aussi parfois d’agréables surprises que vous pouvez vous faire les uns les autres.